Dass das Thema die Branche intensiv beschäftigt und noch viele Fragen offen sind, zeigte sich schnell, als die über 30 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus ganz Deutschland im Veranstaltungsraum in einem Berliner Hotel Platz nahmen. Der Gesprächsbedarf war hoch. Jeder Referent hatte viele Fragen zu beantworten. Die Pausen wurden intensiv für Austausch und Diskussion genutzt. Die EU-DSGVO gilt „für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen“. So heißt es im Originaltext. Für jede Branche ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen in der Umsetzung spezifische Herausforderungen.

Datenschutzexpertin Rose Müller zeigte im Überblick, um welche Bereiche Sportveranstalter sich im Zusammenhang mit der DSGVO kümmern müssen: Ausschreibung, Meldung, Auswertung/Zeitnahme, Ergebnisliste, Laufnachbereitung und die Nutzung von Dienstleistern. Eine lange Liste. Der Veranstalter habe unter anderem die Pflicht, Teilnehmerinnen und Teilnehmer transparent darüber zu informieren, wie er die erhobenen Daten verwendet und zu welchen Zwecken er sie verarbeitet. So würden die Grundrechte der betroffenen Personen gewahrt, erläuterte Rose Müller. Sie hatte dann aber auch viele ganz praktische Tipps für die Veranstaltungsteilnehmer parat. Und eine klare Botschaft: „Datenschutz ist Chefsache!“ 

Es ist Aufgabe des Veranstalters, für die Einhaltung der Bestimmungen zu sorgen. Dass man als Dienstleister und verlässlicher Partner selbstverständlich verantwortungsvoll mit Daten umgeht, machte Harald Mika, Gründer und Geschäftsführer von mika:timing deutlich. Er beschrieb, wie das Unternehmen seit vielen Jahren mit eigen entwickelten Tools, selbst betriebener Infrastruktur und mit der Unterstützung von Experten inhouse und von extern das Thema Datenschutz angeht.

Mit Fragen zu ganz konkreten Fallbeispielen wandten sich die Teilnehmer an Rechtsanwalt Dr. Norbert Reuber von der Kölner Kanzlei Hecker Werner Himmelreich. Er sorgte mit seinem Vortrag für den rechtlichen Rahmen und informierte beispielsweise, dass die Bestellung von Datenschutzbeauftragten keinesfalls freiwillig sei. Und es einen Prozess zu implementieren gelte, der zur Anwendung kommt, wenn Datenschutzverletzungen zu melden sind.

Professor Dr. Michael Bernecker vom Deutschen Institut für Marketing in Köln ermutigte die Anwesenden trotz strenger Datenschutzregeln ihre Events mit modernen Tools zu vermarkten und bettete seine Hinweise zur DSGVO in Tipps für gutes Veranstaltungsmarketing ein. Beispielsweise unterstrich er die Bedeutung des Newsletters als Marketing-Instrument. 82 Prozent der Konsumenten öffneten E-Mails von Unternehmen. 44 Prozent haben in 2017 mindestens einen Kauf aufgrund einer Werbemail getätigt. Er wies darauf hin, was zu tun ist, um Newsletter rechtssicher umzusetzen. Dazu gehören u.a. die nachweisliche Einverständniserklärung der Empfänger, ein Impressum und Links zum An- und Abmelden.

Am Ende des Veranstaltungstages war vieles klarer. Auch die Tatsache, dass man einige Dinge in Zukunft anders machen oder zumindest überprüfen muss. Zum Beispiel, was man auf die Startnummern aufdruckt. Oder wie man mit Nachmeldungen umgeht, die ja vor Ort auf einem Papierformular erfolgen. Und eine Erkenntnis teilten wohl die meisten: Es gibt noch viel zu tun.    

Dass mika:timing sich eines Themas annimmt, das die Branche bewegt, wird es wieder geben. Weitere Veranstaltungen sind in Planung.