„Einer hat den Hut auf!“ Das fasst ganz gut zusammen, worum es beim Job des Projektleiters geht. Der, der das mit dem Hut gesagt hat, ist Stephan Koslowski, ein Mitglied der ersten Stunde im Team. Er arbeitet bei mika:timing, seit es die Firma gibt. Seit 15 Jahren also. Unter den Projektleitern ist er ein alter Hase. Wir haben ihn an seinem Schreibtisch besucht. Und einiges gelernt.

„Projektleiter arbeiten – so könnte man sagen – in Parallelwelten“, sagt Stephan. „In dem einen Projekt sind sie in der Phase der Vorbereitung, bei einem anderen schon in der Nachbereitung.“
Ein Projekt beginnt  lange vor der Veranstaltung. Genaugenommen mit der Beauftragung. Das ist der Startschuss für eine enge Kommunikation zwischen Projektleiter und Auftraggeber, die bis zur Veranstaltung und sogar darüberhinaus besteht. Rund 8 Wochen vor dem Event steht die Logistik im Vordergrund. Welche Ressourcen werden gebraucht? Wie groß ist das Team? Welches Equipment muss reserviert werden? Abhängig ist das von der Anzahl der Wettbewerbe und Wertungen, vom Umfang der Services, für die mika:timing gebucht wurde. Hat die Veranstaltung neben dem Hauptrennen noch weitere Wettbewerbe oder zusätzliche Wertungen wie Deutsche Meisterschaften, dann wird beispielsweise ein größeres Team eingesetzt. Und es sind möglicherweise Teilprojektleiter einzubinden.

Je näher die Veranstaltung rückt, desto höher wird der Kommunikationsbedarf, im Team, aber auch mit dem Kunden. „Als Projektleiter habe ich einen kurzen Draht zum Kunden. Wir stimmen uns intensiv ab“, sagt Stephan. Bevor das Equipment gepackt und verladen wird, setzt der Projektleiter einen Testlauf an. „Ob das notwendig ist, hängt von der Größe des Events und dem Umfang der von uns zu liefernden Services ab. Wir haben hier strenge Qualitätsstandards und deshalb setzen wir lieber einen Testaufbau mehr an.“

Das Team von mika:timing ist bei großen Veranstaltungen schon in der Woche vor dem eigentlichen Wettkampftag vor Ort. Die Terminals für den Startnummerndruck und die Nachmeldung werden aufgebaut. Und besetzt. Start- und Zielsysteme werden eingerichtet. Und getestet. Ebenso die „Kommandozentrale“, wo Stephan seinen Schreibtisch hat. Hier erreichen ihn die Betreuer der Zeitmesssysteme, wenn sie noch Fragen haben oder melden, dass der Aufbau abgeschlossen ist. Oder das Veranstalterteam, das noch eine Information braucht. Diese heiße Phase kurz vor dem Event erfordert vom Projektleiter höchste Konzentration. „Das ist viel Kopfarbeit, alles muss auf den Punkt stimmen“, beschreibt Stephan seinen Job vor Ort. Die Fäden laufen bei ihm zusammen und er hält sie fest in der Hand. Das Team ist an verschiedenen Orten verteilt. An den Zeitmesssystemen. Auf der so genannten Messe, wo unter anderem die Startnummernausgabe stattfindet. An den Auswertungsterminals. „Oft bekommt der Kopf aber auch Ausgleich“, lacht Stephan. „Wenn die Wege weit sind und ich an verschiedenen Orten gebraucht werde, kommen schon einige Kilometer zusammen.“

Am Tag der Wettbewerbe stehen Zeitnahme und Ergebnisauswertung im Vordergrund. Darauf liegt auch der Fokus des Projektleiters. Ergebnisse werden nicht nur live im Internet dargestellt. Bei vielen Veranstaltungen übernehmen beispielsweise auch Fernsehsender direkt die Informationen für Berichterstattung. Der Projektleiter steht aber auch mit den Kollegen in engem Kontakt, die die Systeme für die Zwischenzeiten auf- und wieder abbauen. Der Plan für die Straßensperrungen bestimmt den Rythmus des Teams, das die Messpunkte entlang der Strecke betreut. Wird die Straße gesperrt, weil bald mit der Ankunft der erste Läufer gerechnet wird, beginnt das Zeitfenster für den Aufbau eines Systems. Die Ankunft des „Besenwagens“ ist das das Signal, dass der Abbau beginnen kann und muss. Denn die Straße wird dann sehr bald wieder für den Verkehr geöffnet. Aufbau- und Rückbauszenario müssen vorher gut geplant werden. Wo zum Beispiel kann das Auto stehen, dass alle Systeme wieder aufnimmt? Und welche Strecke nimmt es am besten, um jeden Messpunkt anfahren zu können?

Wenn alle Athleten durchs Ziel sind, ist der Arbeitstag für Stephan Koslowski und sein Team noch nicht vorbei. Man trifft sich in der Kommandozentrale, von allen Zeitmesssystemen werden Sicherheitskopien gezogen, und dann muss auch dort alles wieder eingepackt werden. Genauso wie an Start und Ziel. Noch vor Ort überprüft der Projektleiter die Teilnehmer- und Ergebnisdaten. Wenn zum Beispiel jemand zwar für einen Marathon gemeldet war, dann aber „nur“ den Halbmarathon gelaufen ist, wird das in den Ergebnislisten zwar automatisch korrigiert. Zur Sicherheit kontrolliert der Projektleiter diese Korrekturen aber auch nochmal.
Außerdem wird überprüft, ob für jeden die Zwischenzeiten vorliegen. Wenn es hier Auffälligkeiten gibt, kann auch eine Disqualifizierung in Betracht gezogen werden. Manchmal ist etwas „Detektivarbeit“ erforderlich. Veranstalter und Projektleiter tauschen sich in der Phase nach der Veranstaltung intensiv aus. Oder treffen sich sogar noch zu einer großen Abschlussbesprechung.

Wenn Stephan ganz ruhig über einen Job spricht, bei dem man zeitweise Nerven wie Stahlseile braucht, fragt man sich, wie das geht. Am Veranstaltungstag laufen Wettbewerbe parallel oder in dichter Folge. Da muss jeder Handgriff sitzen, Entscheidungen müssen in Sekundenschnelle getroffen werden. Da darf man sich nicht ablenken oder aus dem Takt bringen lassen. Stephan hat sein Rezept gefunden: „Sport ist für mich wichtig, um mich mental fit zu halten.“  

Und das wollten wir auch noch wissen:

Das größte Vorurteil über den Job eines Projektleiters.
„Die Zeitnahme erfolgt mit Stoppuhren. Natürlich nicht. Die technischen Herausforderungen sind enorm. Ergebnisse der Wettbewerbe müssen live, in Realtime zur Verfügung stehen!“  

Der Adrenalinpegel steigt...
„..wenn zum Beispiel beim Radrennen die Fahrer die Ziellinie überqueren, viele auf einmal, und die Ergebnisse sofort da sind. Da merken alle den Thrill.“

Spaßfaktor
„Für mich: hoch! Von uns wird Flexibilität gefordert. Man muss sich auf neue Situationen einstellen. Kein Projekt ist gleich. Und wenn alles gut läuft, ist man einfach glücklich und zufrieden.“

Wichtigstes Arbeitsinstrument
„Handy und Laptop teilen sich Platz 1 !“